Il est facile de voir pourquoi la plupart des entreprises ont des difficultés avec le processus de sélection d'une solution de CMS. Le marché est inondé avec des centaines de produits différents et aucun ne semble être un leader de choix dans le marché.

En résumé, vous voulez sélectionner un système de gestion de contenu qui prendra en charge vos besoins et que vos utilisateurs trouveront utile. Mais l'évaluation des logiciels CMS peut prendre du temps, surtout en testant les fonctionnalités offertes et la facilité d'utilisation. Vous ne voulez pas surement pas perdre votre temps à vous familiariser avec de mauvais produits, mais vous retrouvez face à une liste raisonnable de CMS est plus facile à dire qu'à faire. Il y a quelques raccourcis, voici comment commencer.

Ne laissez pas les enjeux vous paralyser

La grande quantité de temps et d'argent impliqué dans la mise en œuvre d'un CMS et une grande visibilité de la plupart des initiatives de gestion de contenu rend le risque de faire le mauvais choix est carrément intimidant.

Le résultat est que les entreprises se retrouvent souvent dans un cycle « analyse-paralysie – frustration » par leur manque de progrès, mais ont peur d'avancer plus avant. Les intervenants commencent à perdre patience dans l’élaboration des exigences et de gaspiller leur temps assis dans des démos sans savoir ce qu'ils regardent.

Dans mon travail de consultant, il n'est pas rare pour un nouveau client m'engager après plusieurs tentatives de sélection. Cet article va vous aider à avancer en mettant l'accent sur la façon de construire une courte liste de produits que vous pouvez ensuite évaluer activement.

Prioriser la vision globale sur les détails

En l'absence de toute véritable stratégie de sélection d'un CMS, la tendance est de s'en tenir à des activités sûres comme la collecte des exigences. Les gens se sente inclus lors qu’ils leur est demandé ce qu’ils veulent et cela ne coûte rien, n’est-ce pas ? Si la collecte d’information est une bonne chose, en avoir plus en est une meilleure, non ?  Et bien vous avez tort!

Il y a des rendements décroissants dans la collecte des exigences. Après quelques exigences certains points commencent à devenir ésotérique ou minuscule et le coût de leur gestion et leur ordre de priorité l'emporte sur leur valeur. Finalement, vous aurez une spécification pour un système qui est impossible à construire, car certaines des exigences se contredisent. En outre, un CMS est généralement partie d'une initiative plus vaste qui va modifier la façon dont vous travaillez et d'invalider la plupart de vos exigences.

Arrêtez la collecte des exigences après que vous ayez suffisamment d'informations pour se prononcer sur un segment important du marché. Les filtres les plus puissants se penchera l'architecture du système et les caractéristiques de l'écosystème du produit. J'appelle ces règles les filtres importants.

Utilisez les étapes suivantes pour construire votre liste d'exigences principales:

Filtrez sur les technologies pertinentes.

Votre premier filtre doit être fondée sur les technologies que vous êtes en mesure de soutenir et que vous utilisez tous les jours. Par exemple, si votre infrastructure technologique (biens et de personnes) est basée sur les technologies Microsoft, vous pouvez exclure d’emblée tous les produits basés sur Java et UNIX. Si vous n'avez pas toute l'infrastructure technologique, envisager de travailler avec un fournisseur qui fournit l'application comme un service (SaaS, soit un produit ou d'un partenaire d'intégration de confiance qui sera l'hôte et de maintenir la demande pour vous) peut cependant être une solution alternative. Il n'a pas de sens de acquérir et maintenir des compétences et des nouvelles technologies unniquement pour un CMS.

Filtrez en tenant compte de votre budget.

Le second filtre est habituellement le prix. Ne perdez pas votre temps à regarder les produits que vous ne pouvez pas vous permettre. Toutefois, cela ne signifie pas nécessairement que vous devez écarter les produits qui sont dans votre budget. Dans le monde de gestion de contenu, plus ne signifie pas toujours mieux. Payer pour les fonctionnalités que vous n'avez pas besoin n'est pas seulement de gaspiller l'argent, il peut trop complexifier la solution et mettre en péril la convivialité. En fin de compte plus peut signifier beaucoup moins - surtout si elle condamne l'adoption de votre nouvelle solution.

Filtrez sur la principale fonctionnalité d'affaires.

Le troisième filtre est une fonctionnalité - mais pas un niveau de « fonctionnalité par fonctionnalité ».  Vous devrez pensez plutôt à un plus haut niveau et vous obtenez des groupements de fonctionnalités qui ont été mises en œuvre de telle manière à faciliter un certain type de fonctionnement d'entreprises. Par exemple: disons que votre organisation souhaite migrer vers une plate-forme centralisée hébergée, mais permettre à des groupes différents pour gérer leurs sites avec un niveau élevé d'autonomie. Chaque division a ses propres développeurs web qui devraient être en mesure de développer des modèles de présentation pour obtenir une image de marque distincte et mise en page. Il y a beaucoup d'exigences détaillées ici tassé comme "rôles" locaux où un utilisateur peut avoir un puissant développeur rôle au niveau d'un des sous-sites, mais juste être un contributeur au contenu ou le visiteur sur les autres sites. Différents produits CMS peuvent obtenir cette fonctionnalité de différentes manières (un peu plus élégante que les autres). Mais à ce stade de la sélection, vous voulez juste savoir si cela a été fait et comment cela a fonctionné.

Tenir compte de la proximité de vos partenaires.

Enfin, si vous pensez utiliser un partenaire, vous devriez envisager sa présence régionale. Croyez-le ou pas, le marché du CMS est toujours géographiquement segmenté. Contrairement aux systèmes d'exploitation et bases de données, des produits qui sont populaires en Europe, peut-être ne pas l’être aux États-Unis. En général, restez à l'écart de produits que votre bassin de talents locaux ne connaissent pas et que des horaires de soutien qui ne se chevauchent pas avec vos heures de bureau. Cela dit, il y a un certain nombre de fournisseurs européens qui font un gros effort sur le marché américain. S’il y a un engagement réel à votre marché régional, le vendeur peut aller au-delà afin de vous faire une bonne référence locale. 

Maintenant que vous savez ce que vos principaux critères sont, vous êtes prêt à plonger dans le marché ... ou presque. Si vous émettez votre DP ou RFI maintenant, vous êtes susceptibles d'être inondés de réponses provenant de fournisseurs désespérés. Vous serez fort probablement confus et distrait par le processus de vente. C'est pourquoi un consultant peut s'avérer d'une aide précieuse à cette étape.